2　受付窓口で行う事務は、次のとおりとする。

3　担当課等で行う事務は、次のとおりとする。

2　公開請求のあった公文書を、公文書公開制度によらないで、次に掲げる事項に則して公開できる場合は、それに応じた対応を行う。

3　郵送による公開請求については、特別に相当な理由がある場合を除いては、認めないものとする。相当の理由とは、客観的にやむを得ない理由がある場合であり、事案ごとに判断するものであるが、郵送による公開請求の相談等があった場合は、受付窓口での公開請求を原則とする旨の説明を行うこととする。ただし、郵送での公開請求を認めたときは、請求書を送付するなど、手続について適宜指導する。

2　公開請求は、本人が行うものであるが、特別な理由によってなされる代理人による公開請求の場合は、委任状の提出を求め、代理関係の確認を行う。

3　条例第5条第4号に規定する学校に在学する者のうち、義務教育を受けている者からの公開請求については、請求内容を検討の上、必要に応じて親権者等法定代理人の同伴を求めて行わせるものとする。

4　条例第5条第6号に規定する利害関係を有するものからの公開請求については、利害関係の内容、当該請求に係る公文書の内容と利害関係との関連等について、慎重に確認すること。

2　公開請求をしようとする公文書の特定に当たっては、特定に必要な事項を十分に聴取し、検索資料により、又は担当課等との連絡により、若しくは必要に応じて当該課等の職員の立会いを求めることにより行う。

2　請求書を受け付けたときは、請求者に「情報公開についての説明事項」(様式第1号)を交付又は送付するとともに、記載事項について説明(送付する場合を除く。)する。

2　受付窓口の職員は、受付後の処理にあたっては、次の事項に留意しなければならない。

2　担当課等は、公開請求に係る公文書が他の実施機関により作成されたものである場合又は他の実施機関の事務と重要な関連を有する情報に係るものである場合等であって、他の実施機関の方が公開の是非を適切に判断し得ると認めるときは、当該他の実施機関と協議の上、事案を移送する。

3　担当課等は、事案を移送した場合は、公文書公開請求事案移送通知書(規則様式第7号)を作成して、受付窓口にその旨連絡し、受付窓口からこれを請求者に送付する。事案を移送した担当課等は、事案の移送を受けた実施機関(事案の移送を受けた後は「担当課等」とみなす。)において公開を実施する場合には、当該公開のために公文書の貸与等必要な協力をするものとする。

4　担当課等は、公開請求のあった公文書に他の課等(以下これらの課等を「関係課等」という。)が担当する事務に係る情報が記録されている場合は、非公開情報に該当していないかどうかの判断に際して、あらかじめ当該関係課等と協議する。

5　担当課等は、即日公開の場合を除いて、公開するかどうかの決定について調整を図るため、受付窓口へ協議するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、担当課等は、公開請求のあった公文書に第三者に関する情報が記載されている場合であっても、当該情報が広域連合の契約の相手方に関する情報であって、その情報を公開することによって、第三者の権利又は競争上の地位その他正当な利益に害を及ぼすおそれがないと認めるときは、意見書の提出を求めることを要しないものとする。また、事前の通知等により第三者の意向確認がなされ、その後事情の変更がないものについては意見を聴取したものとして扱うことができる。

3　条例第17条第2項に規定する公開する旨の決定に先立ち、第三者に意見書を提出する機会を与える場合の意見聴取の内容は、当該公文書を公開することによる第三者の権利利益の侵害の有無、広域連合と第三者の協力関係又は信頼関係に対する影響の有無、その他必要と認める事項とする。

4　前項の意見聴取は、当該第三者に関する情報が含まれている公文書の公開請求があった旨を、公開に関する意見照会書(規則様式第8号)により通知し、当該第三者に原則として公開に関する意見書(規則様式第9号)の提出を求めることにより行う。この場合、当該第三者に対し、1週間以内に当該意見書を提出するよう協力を求める。

5　前項による意見聴取においては、請求者等が識別できないように配慮しなければならない。

6　担当課等は、意見聴取に対し第三者が反対の意思を表示した場合に、当該第三者に関する情報が含まれている公文書を公開する旨の決定をした場合は、公開決定についての通知書(規則様式第10号。以下「第三者公開決定通知書」という。)を作成し、受付窓口へ提出する。受付窓口は、当該第三者に対し、公文書を公開する日の2週間前までに当該書面により当該決定をした旨及びその理由並びに公文書を公開する日を通知するものとする。なお、口頭により第三者に関する情報が含まれている公文書を公開する旨の決定の内容を当該第三者に通知することは、認めないものとする。

2　起案文書には、次の書類を添付するものとする。

2　担当課等は、公開決定等が請求書を受理した日から15日以内にできないときは、当該期間内に期間の延長(15日以内に限る。)を決定し、延長後の決定期限及び決定期間を延長する具体的理由を明記の上、公文書公開決定等期間延長通知書(規則様式第5号)を作成し、受付窓口へ提出する。受付窓口は、請求書提出者に通知するとともに、その写しを2部作成し、1部を担当課等へ送付し、1部は受付窓口で保管する。

3　担当課等は、公開請求に係る公文書が著しく大量であるため、請求書を受理した日から30日以内にその全てについて公開決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、公開請求に係る公文書のうち相当の部分について、当該期間内に公開決定等をし、残りの公文書については相当の期間内に公開決定等をする。この場合においては、担当課等は、条例第15条を適用する旨及びその具体的理由並びに残りの公文書について公開決定等をする期限を明記の上、公開決定等期間特例延長通知書(規則様式第6号)を作成し、受付窓口へ提出する。受付窓口は、請求書を受理した日から15日以内に、当該通知書を請求者に通知するとともに、その写しを2部作成し、1部を担当課等へ送付し、1部は受付窓口で保管する。

2　前項ただし書の場合において、新たに期日等を指定したときは、口頭により通知するものとし、改めて決定通知書は交付しない。

3　担当課等は、第1項で指定した公文書公開の日時までに、公開する公文書又はその写し等を同項の指定した場所に持参し、原則として受付窓口及び担当課等の職員の立会いの下に公文書の公開を実施する。担当課等職員は、請求者に対し、公文書公開に係る事項及び内容について説明しなければならない。

4　担当課等の職員は、公文書の公開に先立ち、請求者に対し、公文書公開決定通知書又は公文書一部公開決定通知書の提示を求めるとともに、請求者自身であるかどうかを確認する。

2　公文書の原本の閲覧の実施にあたっては、閲覧者が当該原本を汚損若しくは破損したとき、又はそのおそれがあると認められるときは、規則第8条の規定により中止させ、又は禁止しなければならない。

3　公文書の写しの交付部数は、公開決定公文書1件につき1部とする。また、公文書の写しの作成は、電子複写機で複写して作成する。ただし、写真及び図面等の写しは、必要に応じて業者に委託して作成するものとする。

4　公文書の閲覧の公開請求をした者が、公開当日に写しの交付を求めた場合は、法令等に違反しないことを確認の上、請求書の記載事項を訂正させ、その場で公文書の写しを交付するものとする。

2　部分公開を行う場合における非公開とする部分の分離及び公開の方法について、公開部分と非公開部分と同一ページにある場合については、次の各号のいずれかに規定する方法により、実施する。

3　写しの交付をする場合における部分公開の非公開とする部分の分離及び公開の方法については、前2項の規定を準用する。

2　文書、図画及び写真の場合の写し等の供与による公開は、複写機による日本工業規格A列3判(以下「A3判」という。)までの規格の用紙で単色刷りで作成した物の交付とする。ただし、A3判を超える大きさの公文書については、A3判用紙を超える大きさの用紙を用いて作成することができるものとし、請求者の希望により、多色刷りで作成した物を交付することができるものとする。

3　フィルム(映画フィルム及びスライドを含む。次項において同じ。)の場合の閲覧等による公開は、実施機関が保有する専用機器を用いて映写したものの視聴又は用紙に印刷した物の閲覧とする。

4　フィルムの場合の写し等の供与による公開(写真フィルム、スライドフィルム及びマイクロフィルム等による公開をいう。)は、用紙に印刷した物の交付又は録音テープ、ビデオテープその他の電磁的記録媒体のうち複写が可能なものによる写しの交付とする。

5　電磁的記録が録音テープ、録音ディスク、ビデオテープ及びビデオディスクの場合の閲覧等による公開は、実施機関が保有する専用機器による聴取又は視聴とする。

6　電磁的記録が録音テープ、録音ディスク、ビデオテープ及びビデオディスクの場合の写し等の供与による公開は、録音カセットテープ(記録時間が120分の物とする。)又はビデオカセットテープ(VHS用で記録時間が120分の物とする。)に複写した物による供与とする。

7　実施機関が保有する専用機器及びプログラムを用いて用紙に出力できる電磁的記録の閲覧等による公開は、実施機関が保有する専用機器及びプログラムにより用紙に出力した物又は再生したものの閲覧又は視聴とする。

8　実施機関が保有する専用機器及びプログラムを用いて用紙に出力できる電磁的記録の写し等の供与による公開は、実施機関が保有する専用機器及びプログラムにより用紙に出力した物の写しの交付とする。ただし、実施機関が保有する専用機器又はプログラムを用いて磁気ディスク等(当分の間、3.5インチフロッピーディスク、3.5インチ光磁気ディスク(記憶容量が230メガバイト又は640メガバイトの物とする。)又は光ディスク(記憶容量がCD―R700メガバイトまでの物とする。)とする。以下同じ。)に複写することができるものについては、当該複写した物を供与することができることとし、用紙に出力した物の写しの交付及び磁気ディスク等に複写した物の供与のいずれも可能である場合は、原則用紙に出力した物の写しの交付によるものとし、特に請求者の希望がある場合には、磁気ディスク等に複写した物の供与によることができるものとする。

9　実施機関が保有する専用機器及びプログラムを用いて用紙に出力することができない電磁的記録の場合の閲覧等による公開は、実施機関が保有する専用機器及びプログラムを用いて再生したものの閲覧、視聴又は聴取とする。

10　実施機関が保有する専用機器及びプログラムを用いて用紙に出力することができない電磁的記録の場合の写し等の供与による公開は、磁気ディスク等に複写した物の供与(実施機関が保有する専用機器及びプログラムにより複写することが可能であるものに限る。)とする。

11　前各項までに規定するもののほか、やむを得ない場合でかつ広域連合長が特に認める場合は、広域連合長が認める方法により公開できるものとする。

2　受付窓口の職員は、請求者に公文書の写し等を供与する際に、費用を請求者から現金又は納入通知書(納付書)兼領収証書(もとす広域連合会計規則(平成13年もとす広域連合規則第13号)様式第2号)により徴収するものとする。

3　公文書の写し等の供与に要する費用として徴収する収入は、一般会計の諸収入の款の雑入の項の歳入とする。ただし、特別会計のみを取り扱う現地機関等については、当該特別会計の歳入とする。

2　受付窓口の職員は、電話等により、請求者に複写する箇所と必要となる実費の金額を確認するとともに、後日、郵送する納入通知書(納付書)兼領収証書により、当該実費を納付し、返信用切手を送付することを依頼する。なお、公文書の写し等を受取人払いで郵送する場合には、あらかじめその旨を了承しておくものとする。

3　受付窓口の職員は、現金書留費用が納付されたときは、請求者に対し、公文書の写し等を郵送する。

2　第三者に関する情報が記録されている公文書の公開決定に対して、当該第三者から審査請求があった場合には、原則として、行政不服審査法第25条第2項の規定により、公文書の公開の実施を職権で停止し、その旨を公開停止通知書(様式第3号)により請求者及び審査請求人に通知するものとする。その他の手続は、請求者からの審査請求に準じて行うものとする。

2　前項に規定する要件のほか、受付窓口は、次に掲げる事項を確認する。

2　審査請求が補正をすることにより適法なものとなるときは、担当課等は、相当な期間を定めて、審査請求人に補正を命じなければならない。審査請求人がその期間内に補正に応じない場合には、担当課等は、当該審査請求について却下の決定を行う。

3　前2項の規定により審査請求について却下の決定を行った場合、担当課等は、裁決書を作成し、受付窓口へ送付する。受付窓口は、裁決書の謄本を審査請求人に送付するとともに、当該裁決書の写しを2部作成し、1部を担当課等へ送付し、1部を受付窓口で保管するものとする。この場合において、公開決定に対する第三者からの審査請求を却下する場合においては、当該第三者に対し、公文書の公開を実施する日の2週間前までに裁決書の謄本を送付するとともに、公文書を公開する日を通知する。

4　担当課等は、審査請求のあった公開決定等について再検討を行い、その結果、原処分を取り消し、又は変更して審査請求に係る公文書の全部を公開するときは、審査会に諮問することを要しない(公開決定等について、第三者が当該公文書の公開について反対の意思表示をしている場合を除く。)。この場合において、担当課等は、必要に応じ関係課等と調整するほか、受付窓口へ協議するものとする。

5　担当課等は、前項の場合においては、遅滞なく審査請求に係る裁決書の謄本及び原処分を取り消す決定をした場合にあっては公文書公開決定通知書を、原処分を変更する決定をした場合にあっては公文書公開通知書(様式第4号)を作成し、受付窓口に送付し、受付窓口は、審査請求人に当該通知を送付するとともに、その写しを2部作成し、1部を担当課等へ送付し、1部を受付窓口で保管するものとする。

2　担当課等は、審査会への諮問に当たり、受付窓口と協議し、公文書公開審査諮問書(規則様式第11号。以下「諮問書」という。)を作成し、次の書類を添付して、受付窓口に提出する。

3　受付窓口では、諮問書の写しを保管し、審査会へ送付するものとする。

4　担当課等は、審査会に諮問した場合には、公文書公開審査諮問通知書(規則様式第12号)を作成し、受付窓口に提出する。受付窓口は、次に掲げるものに送付する。

2　担当課等は、審査請求に対する決定をしたときは、審査請求に対する裁決書を作成し、受付窓口へ提出する。受付窓口は、審査請求人に対して裁決書の謄本を送付する。この場合において、原処分を取り消す決定をした場合にあっては、公文書公開決定通知書若しくは公文書一部公開決定通知書を作成し、原処分を変更する決定をした場合においては、公文書公開通知書若しくは公文書一部公開通知書(様式第4号)を作成して審査請求人に併せて送付する。

3　受付窓口は、審査請求に対する裁決書、公文書公開決定通知書等の写しを2部作成し、1部を担当課等へ送付し、1部を受付窓口で保管するものとする。

4　受付窓口は、担当課等が、公開決定に対する第三者からの審査請求を棄却する決定をする場合においては、当該第三者に対し、公文書の公開を実施する日の2週間前までに、裁決書の謄本を送付するとともに、公開を実施する日を通知する。また、審査請求に係る公開決定等を変更し、当該公開決定等に係る公文書の公開を決定をする場合において、第三者である参加人が当該公文書の公開に反対の意思表示をしているときは、当該第三者に対し、公文書の公開を実施する日の2週間前までに、裁決書の謄本を送付するとともに、公開を実施する日を通知する。審査請求に係る公開決定等を取り消し、当該公開決定等に係る公文書の公開決定をする場合には、受付窓口から当該第三者に対し、公文書の公開を実施する日の2週間前までに公開決定した旨及びその理由並びに公開を実施する日を通知する。

2　担当課等は、毎年度、前項で作成した検索資料を受付窓口に提出するものとする。

3　検索資料の閲覧については、次のとおりとする。

(施行期日)

1　この告示は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この告示の施行前にこの告示による改正前のもとす広域連合情報公開事務取扱要綱によりされた請求、処分その他手続については、この告示による改正後のもとす広域連合情報公開事務取扱要綱の相当規定によりされた請求、処分その他手続とみなす。

この告示は、公表の日から施行する。

この告示は、令和5年4月1日から施行する。